Anlegen

Die folgenden Tipps sollen helfen, einen schnellen und einfachen Einstieg in die Gebietsplanung mit der EasyMap DistrictManager Edition zu finden. Folgen Sie diesen Seiten, um eine erste Gebietsstruktur anhand eigener Kundendaten anzulegen.

Zuerst Bausteinebene einfügen

Bevor Sie eine neue Gebietsstruktur anlegen, müssen Sie auf irgendeinem Blatt die Gebiete als Kartengrundlage einfügen, die als Bausteine der neuen Gebietsstruktur dienen sollen. Haben Sie z.B. Ihre Kunden auf PLZ Basis vorliegen und die Zuordnung zum jeweiligen Außendienstmitarbeiter, dann sollten Sie auch die Postleitgebiets-Kartengrundlage auf dem Blatt einfügen.

Planungsmodus aktivieren

Die vielfältigen Möglichkeiten zur Bearbeitung und Optimierung von Gebietsstrukturen stehen nur in der EasyMap DistrictManager Edition zur Verfügung. Um diese nutzen zu können, muss der sogenannte Planungsmodus aktiviert werden. Vergessen Sie also nicht, den Planungsmodus einzuschalten; siehe Menü Gebietsorganisation und Steuerungsfenster Gebietsorganisation.

Neue Gebietsstruktur anlegen; Standorte später ergänzen

Sobald der Planungsmodus eingeschaltet ist, bietet das Menü Gebietsorganisation u.a. den Befehl Neue Gebietsstruktur anlegen. Nachdem Sie diesen Befehl gewählt haben, führt EasyMap Sie mit einem Assistenten durch die notwendigen Schritte. Je nach Ausgangslage können Sie nun alles einrichten, um entweder eine völlig neue Gebietsstruktur zu planen oder eine vorhandene Gebietsstruktur zu erfassen. Dabei wird zunächst nur die Gebietshierarchie angelegt. Sollen auch Standorte berücksichtigt werden, so können diese ergänzt werden, nachdem die neue Gebietsstruktur angelegt wurde. Sobald die Gebietsstruktur angelegt ist, können Sie diese mit EasyMap analysieren, optimieren und dokumentieren.

Gebietsstruktur von Grund auf neu planen

Diese Situation ist zwar selten, aber sie kommt vor: Ohne Rücksicht auf gegebene Strukturen, Außendienstmitarbeiter oder Standorte können Sie „auf der grünen Wiese“ planen, z. B. wenn eine neue Außendienstlinie eingeführt werden soll oder für eine temporäre Aktion eine Gebietseinteilung festzulegen ist. In diesem Falle liegen keine Daten über Gebiete und Standorte vor. Die Fragen des EasyMap-Assistenten, ob Daten vorliegen, sind also jeweils mit Nein zu beantworten. Im einfachsten Fall, nämlich bei nur einer Ebene in der Gebietshierarchie, kann man nach Schritt 1 des Assistenten sofort auf Fertigstellen klicken.

Hinweis: Falls Sie Mehrfachzuordnungen zulassen möchten, dürfen Sie nicht vorzeitig auf Fertigstellen klicken, sondern müssen alle Schritte des Assistenten durchlaufen und bei den entsprechenden Schritten jeweils Mehrfachzuordnungen zulassen ankreuzen.

Hinweis: Falls Sie eine Punktebene als Grundkarte verwenden möchten, benötigen Sie zum Anlegen der neuen Gebietsstruktur zumindest eine Adress- oder Koordinatenliste (z.B. die Kundenadressen). Die zugehörige Punktebene kann der Assistent anlegen, während Sie die neue Gebietsstruktur anlegen.

Gegebene Gebietsstruktur erfassen und weiterentwickeln

Falls Sie eine gegebene Gebietsstruktur erfassen möchten, um diese anschließend mit EasyMap zu analysieren, weiterzuentwickeln, zu optimieren und zu dokumentieren, haben Sie es am leichtesten, wenn die Gebietsstruktur bereits als DistrictManager-Projekt vorliegt. In diesem Falle gehen Sie vor wie folgt:

  • Mit EasyMap ab Version 10.0: Menü Datei, Befehl Öffnen
  • Dateityp DistrictManager-Projekte (*.DMP) wählen
  • Auf Öffnen klicken und anschließend Konvertieren wählen

Falls die Beschreibungsdaten für die Gebietsstruktur nicht als DistrictManager-Projekt, sondern in einem anderen Dateiformat vorliegt (z.B. Excel, Datenbank, CRM-System), so gehen Sie den Assistenten zum Befehl Neue Gebietsstruktur anlegen Schritt für Schritt durch. Der Assistent bietet die Möglichkeit, die vorliegenden Daten einzulesen und zum Initialisieren zu verwenden.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der Assistent zum Befehl Neue Gebietsstruktur anlegen nur die Schritte beinhaltet, die zum Anlegen und ggf. Initialisieren der Gebietsebenen erforderlich sind. Falls auch Standorte zu berücksichtigen sind, so können nach Abschluss des Assistenten Standortebenen angelegt und die Daten dazu eingelesen werden; siehe hierzu Menü Gebietsorganisation, Befehl Standorte anlegen sowie die entsprechenden Befehle im Kontextmenü zum Steuerungsfenster Gebietsorganisation.

Daten zum Initialisieren nur „temporär“ importieren

Wenn in einer Datenbank, in Excel, im CRM o.ä. Daten vorliegen, die zum Initialisieren der neuen Gebietsstruktur verwendet werden sollen (insbes. Nummern, Namen, Zuordnungen), so sollten Sie diese nur „temporär“ importieren. Dann führt EasyMap nicht unnötig viele Datentabellen mit und die Datentabellen bleiben überschaubar.

Punktebenen als Grundkarte verwenden

Verwendet man eine Punktebene als Grundkarte, so sind einige Besonderheiten zu beachten. Diese werden in diesem Kapitel beschrieben.

Beim Anlegen einer Punktebene kann man „planvoll“ oder „spontan“ vorgehen. Die „planvolle“ Vorgehensweise - zuerst die Punktebene anlegen, anschließend die neue Gebietsstruktur anlegen – gliedert sich in folgende Schritte:

Die Vorteile:

  • Importierte Kunden-, Adress- oder Koordinatenlisten bleiben permanent gespeichert und können z.B. als Zusatzdaten in den Arbeitstabellen verwendet werden (z.B. Umsätze der Kunden).
  • Die Punktebene wird sofort in der Karte angezeigt. Man kann also den Kunden- bzw. Adressbestand schon prüfen und analysieren, bevor man eine Gebietsplanung darauf aufsetzt.

Bei der „spontanen“ Vorgehensweise werden die Punktebene und die neue Gebietsstruktur quasi parallel angelegt.

Die Schritte:

  • Neue Gebietsstruktur anlegen (Start des Assistenten)
  • Punktebene anlegen (Start des Assistenten)
  • Kunden-, Adress- oder Koordinatenlisten verknüpfen oder temporär importieren
  • Punktebene fertigstellen
  • Neue Gebietsstruktur fertigstellen
  • Punkte werden in der Karte angezeigt
  • Temporär importierte Kunden-, Adress- oder Koordinatenlisten werden gelöscht

Bei der „spontanen“ Vorgehensweise muss man zwar auf die oben genannten Vorteile verzichten. EasyMap bietet sie dennoch an, da sie dem weniger erfahrenen EasyMap-Nutzer mehr Führung durch die entsprechenden Assistenten bietet.

Planungsmodus deaktivieren nach Abschluss der Gebietsplanung

Wenn Sie die Bearbeitung der Gebietsstrukturen abgeschlossen haben, sollten Sie den Planungsmodus wieder ausschalten. Dann kann es nicht zu versehentlichen und unbemerkten Änderungen der Gebietsstrukturen kommen.