Daten vorbereiten

Bevor Sie mit der Planung und Beurteilung Ihrer Gebietsstruktur beginnen, sollten Sie Ihre Daten aufbereiten. Daten kommen in Unternehmen in einer Vielzahl von Formaten vor. Angefangen von Tabellen in Excel oder Access, bis hin zu Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics. Zudem liegen Sie in unterschiedlich tief verwurzelten privaten und gemeinsam genutzten Datenbanken vor, sodass es zu Beginn wichtig ist, erst einmal alle nötigen Daten ausfindig zu machen.

Oftmals liegt dabei eine heterogene Struktur mit mehrfach redundant gespeicherten Daten wie Kontakte, Angebote, Verträge, Produktbeschreibungen vor.

Eine der zentralsten Fragen sollte immer sein: Haben meine Daten einen Raumbezug? Häufig wird die Postleitzahl genutzt, um diesen Raumbezug herzustellen. Pharmabezirke, administrative Ebenen (z.B. Kreise, Gemeinden) oder geografische Koordinaten sind weitere, oft verwendete Raumbezüge.

Datenkonsolidierung

Eine Datenbank ermöglicht, die Daten effizient, sicher und konsistent zu speichern und abzurufen. Um eine hohe Qualität der Daten sicher zu stellen, sollten diese zudem ausreichend konsolidiert werden.

Ziele eine Datenkonsolidierung:

  • Daten sollten vollständig und lückenlos sein.
  • Adressen sollten bereinigt werden, sprich postalisch korrigiert und eventuell aktualisiert werden. Gibt es Postfach- und Großempfängerpostleitzahlen?
  • Dubletten identifizieren und entfernen.
  • Besuchsadressen sollten von Lieferadressen getrennt werden.
  • Datenanreicherung mit externen Kennziffern, damit Optimierungen durch Zusatzinformationen noch besser auf Ihren Bedarf ausgerichtet sind.

Informationen zum allgemeinen Aufbau von Daten in easymap office finden Sie im Kapitel das Datenkonzept.

Geokodierung von Adressen

Anreicherung von Adressbeständen um geografische Lagekoordinaten (Längen- und Breitengrad), z.B. mit dem LT GeoCoder. Die Adressen werden so nicht nur geokodiert, sondern auch validiert und mit umfangreicher Dokumentation der Qualität der Geokodierung versehen.

Einsatzgebiete:

  • lagegenaue Visualisierung von Standorten in Karten
  • Standort- und Filialnetzplanung
  • Entfernungsberechenung
  • Planung von Besuchstouren im Außendienst

Für weitere Informationen oder eine Online Präsentation zum LTGeoCoder besuchen Sie bitte unsere Webseite.

Nützliche Daten für eine Gebietsplanung

Sie haben bereits eine Außendienststruktur implementiert bzw. Ihre Kunden zu Außendienstmitarbeitern zugeordnet? Sie können diese Informationen nutzen, um Ihre Gebiete in easymap office schnell zu erfassen.

Struktur festlegen

Sie müssen in easymap office angeben, aus welchen Grundbausteinen und darauf aufbauenden Ebenen sich Ihre Gebietsstruktur zusammensetzt. Bevor Sie mit der Arbeit in easymap office beginnen, machen Sie sich also klar, welche die kleinste räumliche Bezugseinheit ist, auf der Sie planen. Dabei handelt es sich häufig um Postleitgebiete, Pharmabezirke, Gemeinden oder geografischen Koordinaten. Eine Außendienststruktur kann sich aus einer oder mehreren darauf aufbauenden Ebenen zusammensetzen. Ein Aufbau für eine Gebietsstruktur könnte wie folgt aussehen:

Daten für die automatisierte Gebietserfassung in easymap office

Liegt Ihre Außendienststruktur in aufbereiteter tabellarischer Form vor, können Sie diese automatisiert in easymap office darstellen.

Die folgenden Beispiele zeigen, welche Tabellenspalten (optional) vorhanden sein sollten. Die für die Gebietserfassung relevanten Spalten sind unterstrichen.

Beispiel 1: Kundenliste mit Zuordnung zum Außendienstmitarbeiter

Kundennummer Firma PLZ ADM Nummer ADM Name
684651 Assmann OHG 53913 406 Schröder
165486 Schuhhaus Stiefel 21149 402 Merkel
987457 Gärtnerei Birnbaum 21717 402 Merkel
953648 Gritzki Jr. 54655 406 Schröder
235484 Sonnenschein AG 22089 401 Köhler
935748 Haan Jr. 01909 409 Becker

Die Kundenliste muss einen räumlichen Bezug für jeden einzelnen Kunden aufweisen. In dem obigen Beispiel gilt dies für die Spalte der Postleitgebiete (PLZ). Der räumliche Bezug kann selbstverständlich auch über Pharmabezirke, Gemeinden, geografische Koordinaten usw. erfolgen. Dieser Raumbezug dient in easymap office als Grundbaustein, auf dem Ihre Gebietsstruktur aufsetzt.

Die Zuordnung des Kunden zum jeweiligen Außendienstmitarbeiter ist ebenfalls in der Tabelle hinterlegt. Hierfür benötigen Sie den Namen und/oder die Nummer des Außendienstmitarbeiters in jeweils einer Spalte. Falls Sie nur den Namen der Außendienstler vorliegen haben, stellen Sie bitte sicher, dass die Namen eindeutig sind. Dies bedeutet, dass alle Mitarbeiter einen unterschiedlichen Namen in der Namensspalte haben.

Setzt sich Ihre Außendienststruktur aus mehr als einer Ebene zusammen, z.B. eine weitere Ebene der Regionalleiter, so können Sie diese ebenfalls in der Kundenliste mit Name und/oder Nummer hinterlegen:

Kundennummer Firma PLZ ADM Nummer ADM Name Regionalleitung Nummer Regionalleitung Name
684651 Assmann OHG 53913 406 Schröder 3 West
165486 Schuhhaus Stiefel 21149 402 Merkel 1 Nord
987457 Gärtnerei Birnbaum 21717 402 Merkel 1 Nord
953648 Gritzki Jr. 54655 406 Schröder 3 West
235484 Sonnenschein AG 22089 401 Köhler 1 Nord
935748 Haan Jr. 01909 409 Becker 2 Ost

 

Die Zuordnung der ADMs zur Regionalleitung (und weiteren Ebenen) können alternativ auch in einer separaten Tabelle erfasst werden:

ADM Nummer ADM Name Regionalleitung Nummer Regionalleitung Name
401 Köhler 1 Nord
402 Meier 1 Nord
405 Krämer 3 West
406 Schröder 3 West
409 Schmitt 2 Ost

 

Hinweis: Name und Nummer des Außendienstmitarbeiters/Regionalleiters etc. werden in easymap office als Basisdaten bezeichnet.

Beispiel 2: Zuordnung von Postleitgebieten zu ADMs

Sie haben bereits systematisch erfasst, welche Postleitgebiete (Pharmabezirke etc.) welchen ADMs zugeordnet sind? Um dies automatisiert in easymap office darzustellen, empfiehlt sich eine Langliste, die in einer Spalte jede Postleitzahl einmal auflistet (bzw. mehrfach, falls ein Gebiet von mehr als einem Mitarbeiter betreut wird). Eine solche Tabelle führt für jede Postleitzahl die dazugehörige Nummer und/oder Name des ADMs auf:

PLZ ADM Nummer ADM Name
01067 409 Schmitt
01069 408 Schumann
... ... ...
21149 402 Meier
21717 402 Meier
... ... ...
53913 406 Schröder
54655 405 Krämer
... ... ...
99996 409 Schmitt
99998 409 Schmitt

 

Übergeordnete Ebenen können ebenso direkt in diese Tabelle eingetragen werden:

PLZ ADM Nummer ADM Name Regionalleitung Nummer Regionalleitung Name
01067 409 Schmitt 2 Ost
01069 408 Schumann 2 Ost
... ... ... ... ...
21149 402 Meier 1 Nord
21717 402 Meier 1 Nord
... ... ... ... ...
53913 406 Schröder 3 West
54655 405 Krämer 3 West
... ... ... ... ...
99996 409 Schmitt 2 Ost
99998 409 Schmitt 2 Ost

 

Die Zuordnung der ADMs zur Regionalleitung (und weiteren Ebenen) können alternativ auch in einer separaten Tabelle erfasst werden:

ADM Nummer ADM Name Regionalleitung Nummer Regionalleitung Name
401 Köhler 1 Nord
402 Meier 1 Nord
405 Krämer 3 West
406 Schröder 3 West
409 Schmitt 2 Ost

Beispiel 3: Standorte der ADMs

Die Standorte der ADMs lassen sich am besten mittels einer Tabelle verwalten, welche für jeden Außendienstmitarbeiter die Postleitzahl oder geografischen Koordinaten des Wohnortes enthält.

Die Tabelle mit geografischen Koordinaten könnte wie folgt aussehen:

Standort Nummer Standort Name Längengrad Breitengrad
401 Köhler 8,834 52,980
402 Meier 10,648 54,149
405 Krämer 7,029 51,525
406 Schröder 8,708 50,697
409 Schmitt 11,371 47,878